Zapier 사용법과 자동화 워크플로우 만들기

 

 

 

1. Zapier란 무엇인가요?

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Zapier는 5,000개 이상의 앱과 서비스를 연결하여 자동화된 작업 흐름을 만들 수 있는 플랫폼입니다. 예를 들어, 구글 설문지에 새로운 응답이 제출되면 자동으로 슬랙에 알림을 보내거나, 이메일 첨부 파일을 클라우드 저장소에 자동으로 저장하는 등의 작업을 설정할 수 있습니다. 이러한 자동화 흐름을 'Zap'이라고 하며, 각 Zap은 특정 이벤트(Trigger)가 발생했을 때 수행할 작업(Action)을 정의합니다.​

 

Zapier의 가장 큰 장점은 프로그래밍 지식이 없어도 시각적인 인터페이스를 통해 손쉽게 자동화 워크플로우를 구성할 수 있다는 점입니다. 또한, 다양한 앱 간의 연동을 통해 업무 효율성을 극대화할 수 있어 많은 사용자들에게 사랑받고 있습니다

 

Zapier 활용 예시 3가지

 

1. 고객 피드백 자동 수집 및 분석

Zapier를 활용하면 고객 피드백을 자동으로 수집하고 분석할 수 있습니다. 예를 들어, 고객이 온라인 설문지를 작성하면 그 응답이 자동으로 Google Sheets에 기록되고, 특정 키워드가 포함된 응답은 슬랙 채널에 알림으로 전송되도록 설정할 수 있습니다. 이를 통해 실시간으로 고객의 의견을 파악하고, 빠르게 대응할 수 있습니다.​

 

2. 이커머스 주문 처리 자동화

온라인 쇼핑몰 운영자는 Zapier를 사용하여 주문 처리 과정을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, 고객이 주문을 완료하면 해당 정보가 자동으로 재고 관리 시스템에 반영되고, 배송 준비를 위한 알림이 물류 팀에 전송되도록 설정할 수 있습니다. 이러한 자동화는 주문 처리 시간을 단축시키고, 오류를 줄이는 데 도움이 됩니다.​

 

3. 소셜 미디어 콘텐츠 자동 게시

마케팅 팀은 Zapier를 활용하여 소셜 미디어 콘텐츠 게시를 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 블로그 게시물이 업로드되면 해당 링크와 요약이 자동으로 페이스북, 트위터 등 소셜 미디어 계정에 게시되도록 설정할 수 있습니다. 이를 통해 콘텐츠 홍보를 효율적으로 수행할 수 있습니다.​

 

이러한 예시들은 Zapier를 활용하여 다양한 업무를 자동화할 수 있는 방법을 보여줍니다. 자신의 업무에 맞는 자동화 흐름을 설계하여 업무 효율성을 높여보세요.​

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2. Zapier로 자동화 워크플로우 만들기

 

Zapier를 활용하여 자동화 워크플로우를 만드는 과정은 다음과 같습니다.​

 

1. Zapier 계정 생성 및 로그인

먼저 Zapier 웹사이트에 접속하여 계정을 생성하고 로그인합니다.

 

2. 새로운 Zap 생성

대시보드에서 'Create Zap' 버튼을 클릭하여 새로운 Zap을 생성합니다.

 

3. Trigger 앱 및 이벤트 설정

자동화를 시작할 앱과 해당 앱에서 발생할 이벤트를 선택합니다. 예를 들어, Gmail에서 새로운 이메일이 도착하는 것을 Trigger로 설정할 수 있습니다.

 

4. Action 앱 및 작업 설정

Trigger가 발생했을 때 수행할 작업을 정의합니다. 예를 들어, 새로운 이메일이 도착하면 해당 내용을 슬랙 채널에 알림으로 보내는 작업을 설정할 수 있습니다.

 

5. 테스트 및 활성화

설정한 Zap이 정상적으로 작동하는지 테스트한 후, 'Turn on Zap'을 클릭하여 활성화합니다.

 

이러한 과정을 통해 반복적인 업무를 자동화하여 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

 

워크플로우 만드는 과정 중 주의할 점

 

1. 워크플로우를 시각화하여 설계하기

자동화를 시작하기 전에 전체 워크플로우를 시각적으로 설계하는 것이 중요합니다. Lucidchart와 같은 도구를 활용하여 각 단계와 조건을 도식화하면, 복잡한 흐름을 명확히 이해하고 오류를 줄일 수 있습니다. ​

 

2. Zaps와 단계에 명확한 이름 지정하기

여러 개의 Zap을 관리하다 보면 각 Zap의 목적을 혼동할 수 있습니다. 따라서 각 Zap과 그 안의 단계에 명확하고 구체적인 이름을 지정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, "신규 고객 등록 시 환영 이메일 발송"과 같이 목적이 드러나는 이름을 사용하면 관리와 유지보수가 용이합니다. ​

 

3. 워크플로우 문서화 및 정기적인 검토

자동화된 워크플로우는 시간이 지나면서 변경되거나 불필요해질 수 있습니다. 따라서 각 Zap의 목적, 구성 요소, 작동 방식을 문서화하고, 정기적으로 검토하여 최신 상태를 유지하는 것이 중요합니다. 이러한 문서화는 팀원 간의 협업에도 큰 도움이 됩니다. ​

 

4. 단계 수를 최소화하여 간결한 Zap 구성

Zap에 너무 많은 단계를 포함시키면 복잡성이 증가하고 오류 발생 가능성이 높아집니다. 가능한 한 단계를 최소화하여 간결한 Zap을 구성하는 것이 좋습니다. 필요하다면 여러 개의 Zap으로 나누어 관리하는 것도 고려해보세요.

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3. 실무에 적용할 수 있는 Zapier 활용 사례

 

Zapier를 활용하면 다양한 실무 상황에서 업무를 자동화(자동화 워크플로우)할 수 있습니다. 다음은 그 중 일부 사례입니다.

 

1. 부동산 중개인의 리드 관리 자동화

미국의 Eaton Realty는 매달 500건 이상의 리드를 관리하기 위해 Zapier를 도입했습니다. 이전에는 수작업으로 리드를 분류하고 대응하는 데 많은 시간이 소요되었지만, Zapier를 통해 리드가 들어오면 자동으로 CRM에 등록되고, 관련 팀원에게 알림이 전송되도록 설정했습니다. 그 결과, 리드 응답 시간이 단축되어 고객 만족도가 향상되었고, 월간 리드 처리량이 30% 증가하는 성과를 얻었습니다. ​

 

 

2. 이커머스 기업의 주문 처리 자동화

스페인의 이커머스 기업 Materialesdefabrica.com은 주문 처리에 많은 시간을 할애하고 있었습니다. Zapier를 활용하여 주문이 발생하면 자동으로 재고 시스템이 업데이트되고, 고객에게 확인 이메일이 발송되며, 배송 팀에 알림이 전송되도록 워크플로우를 구축했습니다. 이러한 자동화를 통해 주당 6시간 이상의 업무 시간을 절약할 수 있었고, 주문 처리 오류율이 15% 감소하는 효과를 보았습니다. ​

 

 

3. 마케팅 팀의 콘텐츠 배포 자동화

비영리 단체 SisterLove의 디지털 마케팅 팀은 콘텐츠 제작과 배포에 많은 시간을 투자하고 있었습니다. Zapier를 도입하여 새로운 콘텐츠가 생성되면 자동으로 소셜 미디어에 게시되고, 이메일 뉴스레터에 포함되도록 설정했습니다. 이러한 자동화를 통해 연간 24일 이상의 업무 시간을 절약할 수 있었고, 콘텐츠 도달률이 20% 증가하는 성과를 얻었습니다. ​

 

 

이처럼 Zapier를 활용한 자동화는 다양한 산업 분야에서 업무 효율성을 높이고, 시간과 비용을 절감하는 데 큰 도움이 됩니다.

 

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4. Zapier 사용 시 유의 사항

 

1. 무료 플랜 제한 극복하기

문제점: Zapier의 무료 플랜은 월 100개의 작업(Task)으로 제한되어 있습니다.​

 

해결책:

 

작업 수 최적화: 하나의 Zap에서 여러 단계를 통합하여 작업 수를 줄이세요. 예를 들어, 필터나 포맷터를 활용하여 불필요한 작업을 생략할 수 있습니다.​

 

유료 플랜 고려: 더 많은 작업이 필요한 경우, 유료 플랜을 검토해보세요. 유료 플랜은 더 많은 작업 수와 고급 기능을 제공합니다.​

 

2. 앱 권한 관리 강화

문제점: Zapier는 다양한 앱과 연동되므로, 각 앱에 대한 접근 권한을 적절히 관리해야 합니다.​

 

해결책:

 

앱 접근 권한 설정: Zapier의 보안 설정에서 특정 앱에 대한 접근을 제한하거나 허용할 수 있습니다.​

 

정기적인 권한 검토: 연동된 앱의 권한을 주기적으로 검토하고, 필요 없는 앱의 접근을 제거하세요.​

 

3. 에러 모니터링 및 대응

문제점: 자동화된 워크플로우가 예상대로 작동하지 않을 수 있으므로, Zapier의 에러 로그를 주기적으로 확인하고 필요한 조치를 취해야 합니다.​

 

해결책:

 

에러 알림 설정: Zapier의 알림 설정에서 에러 발생 시 이메일이나 앱 알림을 받도록 설정하세요.​

 

에러 로그 분석: Zapier의 Zap 히스토리에서 에러 로그를 확인하고, 문제를 해결하세요.​

 

테스트 및 검토: 새로운 Zap을 만들거나 수정할 때는 항상 테스트를 통해 정상 작동 여부를 확인하세요.

 

 

자동화 워크플로우에서는 권한과 에러에 대한 해결 대응이 중요한 요소입니다. 유의 사항을 숙지하고

긍정적인 결과를 확인하세요.

 

 

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마무리하며

 

Zapier는 반복적인 업무를 자동화하여 시간과 노력을 절약할 수 있는 강력한 도구입니다. 코딩 지식이 없어도 다양한 앱과 서비스를 연동하여 자동화 워크플로우를 구성할 수 있어, 개인 사용자부터 기업까지 폭넓게 활용되고 있습니다. 이번 글에서 소개한 내용을 바탕으로 Zapier를 활용하여 업무 효율성을 높여보세요.​