Notion과 Google Sheets 연동 자동화

 

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Notion과 Google Sheets 연동 자동화: 고급 사용 예시

 

왜 이 연동이 중요한가?

 

1인 기업가는 시간이 곧 돈입니다. 반복 업무에 시간을 쓰기보다, 시스템이 스스로 일하게 만들어야 합니다. Notion은 데이터 정리, Google Sheets는 계산/분석에 강점을 갖고 있죠. 이 둘을 연결하면 입력은 Notion에서, 연산은 Sheets에서, 결과는 다시 Notion으로 돌아오는 자동화 루틴을 만들 수 있습니다.

 

이 연동이 가져다주는 실질적인 이점은 다음과 같습니다:

 

반복 업무 제거: 더 이상 수기로 데이터를 옮기지 않아도 됩니다. 견적, 리드, 매출 등의 데이터가 실시간으로 연동되기 때문에, 실수 없이 깔끔하게 기록됩니다.

 

의사결정 속도 향상: Google Sheets에서 빠르게 계산된 수치가 Notion에 즉시 반영되기 때문에, 현재 상황을 즉각적으로 파악하고 빠른 피드백이 가능합니다.

 

통계 및 시각화 자동화: 복잡한 피벗 테이블, 그래프 등은 Sheets가 전문입니다. 이를 자동으로 생성하고, 그 결과만 Notion에 보여줄 수 있어 사용자는 “결과만” 확인하면 됩니다.

 

업무 집중도 상승: 자료를 옮기거나 계산하는데 쓰던 에너지를 줄이고, 전략적 사고나 콘텐츠 제작 등 고부가가치 활동에 더 집중할 수 있습니다.

 

시스템화 기반 마련: 비즈니스의 각 단계를 자동화하면서 점차 '내가 없어도 돌아가는' 구조로 전환할 수 있습니다. 이는 스케일업의 핵심 기반이 됩니다.

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1. Notion → Google Sheets 자동 연동 예시

 

사용 툴: Make.com (구 Integromat) 또는 Zapier

 

실전 사례: 견적 요청 데이터 자동 백업

 

상황

Notion에 고객 견적 요청 DB가 쌓이고 있음 → 매일 Google Sheets로 자동 백업 → 월간 통계 분석

 

자동화 시나리오

Notion 데이터베이스에서 새 항목이 추가되거나 수정됨

 

해당 항목의 필드가 자동으로 Google Sheets의 특정 열에 매핑됨

 

Google Sheets에서는 이 데이터를 기반으로 피벗 테이블, 차트 자동 생성

 

Make.com 설정 요약

 

Trigger: Notion → Watch database items

 

Action: Google Sheets → Add a row

 

Filter: 특정 항목(예: 상태가 '완료'인 경우만)

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2. Google Sheets → Notion으로 데이터 보내기

실전 사례: 수동 계산된 데이터 결과를 Notion에 다시 보여주기

 

상황

Sheets에서 수식으로 계산된 KPI 점수를 Notion에 다시 보여주고 싶을 때

 

자동화 시나리오

Sheets에서 KPI 점수 계산됨 (예: 월간 ROI)

 

이 점수가 특정 Notion 페이지에 자동 업데이트됨

 

Make.com 설정 요약

 

Trigger: Google Sheets → Watch rows

 

Action: Notion → Update a page

 

조건: KPI 열이 변경되었을 때만 동작

 

주의할 점

 

데이터 형식 제한: Notion API는 현재 기준으로 텍스트, 숫자, 날짜 등 기본 필드 타입만 지원합니다. 복잡한 구조(예: 멀티셀, 조건부 서식, 이미지 포함 등)는 직접적으로 옮기기 어렵습니다. 필요한 경우, 중간에 데이터를 문자열로 가공하는 전처리 로직을 Make.com 시나리오에 추가해야 합니다.

 

속도/빈도 제한: Notion API는 **1분당 호출 횟수 제한(rate limit)**이 있기 때문에, 대량의 데이터를 한꺼번에 보내면 실패하거나 지연될 수 있습니다. 이럴 땐 Google Sheets에서 변경된 항목만 감지하거나, Make.com에서 반복 루프에 sleep을 넣는 방법이 유용합니다.

 

API 연결 불안정성: 가끔 Make.com이나 Zapier가 Notion API와 연결 실패를 일으키는 경우가 있습니다. 이럴 땐:

 

OAuth 인증 갱신 여부 확인

 

액션 단계에 에러 핸들링 시나리오 추가 (예: 실패 시 알림 발송, 재시도)

 

동기화 지연: Google Sheets → Notion 연동은 실시간이 아니고, 보통 몇 분 간격의 딜레이가 생깁니다. 긴급한 알림이나 반응이 필요한 데이터는 다른 경로(Slack, 이메일 등)를 병행하는 것이 좋습니다.

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3. 상호 연동 자동화 루틴 예시: “1인 비즈니스 통합 운영판” 확장 설명

 

1인 기업가가 하루에도 여러 도구를 오가며 하는 작업은 생각보다 많습니다. 예를 들어, 고객 설문 수집은 Google Form, 수집된 정보 정리는 Notion, 분석은 Excel 또는 Google Sheets, 분석 결과 공유는 다시 Notion이나 이메일… 이렇게 업무 흐름이 흩어져 있으면 데이터는 쌓이는데 활용은 되지 않고, 매번 손으로 옮기느라 시간을 낭비하게 됩니다.

 

이 문제를 해결하기 위한 이상적인 구조가 바로 상호 연동 자동화 루틴, 즉 "비즈니스 통합 운영판"입니다. 아래는 실제 구성 예시입니다.

 

예시 워크플로우: 고객 인사이트 자동화 루프

고객이 설문을 작성

예: 신규 고객이 제품 체험 후 설문을 작성함 → 이 설문은 Google Forms 또는 Typeform을 통해 수집되고, 자동으로 Notion DB에 쌓임

(Make.com 또는 Zapier를 통해 폼 응답 → Notion으로 전송)

 

Notion DB → Google Sheets로 자동 백업 및 분석 준비

Make.com 시나리오에서 새로 입력된 설문 항목을 감지하고, 해당 데이터를 Google Sheets의 새로운 행으로 추가

예: 이름, 나이, 선호 기능, 만족도 점수, 개선 요청사항 등

 

Google Sheets에서 고객 세분화 및 점수화 자동 계산

Sheets에서 다음 작업이 자동화되어 진행됨:

 

만족도 점수에 따라 고객 등급 분류 (예: 90점 이상은 "충성 고객")

 

개선 요청 키워드 자동 분류 및 빈도 분석

 

고객 페르소나별 분포 파악 (피벗 테이블 기반)

 

계산 결과를 Notion에 다시 전송 → KPI 대시보드에 반영

Sheets에서 정리된 핵심 KPI (ex. 이번 달 평균 만족도, 개선 키워드 TOP3 등)를 특정 Notion 페이지에 자동 업데이트

이를 통해 Notion 내부 대시보드에서 실시간으로 고객 인사이트 확인 가능

 

추가적으로, 경고 알림 자동화도 가능

예: 만족도 점수가 60점 이하인 고객이 입력되면, Slack 알림 발송

→ 고객 대응을 놓치지 않게 하며 서비스 개선으로 바로 연결 가능

 

기대할 수 있는 효과

 

고객 데이터 자동 정리

수동 정리 없이도 정확하고 체계적인 DB가 유지됩니다. 설문 응답, 상담 기록, 피드백 등을 모두 자동으로 통합 관리 가능.

 

KPI 자동 계산 및 시각화

만족도 점수, 응답률, 기능 선호도 등을 자동으로 분석하여 시각화된 형태로 확인할 수 있습니다. 비즈니스 판단이 빨라집니다.

 

수작업 시간 80% 이상 절감

매주 정리하던 설문 결과 요약, 월간 보고서 작성을 자동화함으로써 반복 업무에서 해방됩니다. 콘텐츠 제작, 마케팅 전략 등 중요한 일에 더 많은 에너지를 쓸 수 있습니다.

 

반응 속도 향상

부정적인 피드백이 들어올 경우 Slack이나 이메일로 실시간 알림을 받을 수 있어, 문제 상황을 빠르게 캐치하고 대응할 수 있습니다.

 

데이터 기반 의사결정 가능

감(直感)이 아니라, 실시간 수치와 흐름에 기반한 의사결정이 가능해지며, 고객 경험을 체계적으로 개선할 수 있는 기반이 됩니다.

 

이 자동화 루틴은 단순한 ‘시간 절약’이 아니라, 비즈니스를 시스템화하는 핵심 도구입니다. 모든 정보가 연결되고, 흐름을 따라 자동으로 움직이기 시작하면, 이제 1인 기업도 팀을 거느린 것처럼 효율적으로 움직일 수 있습니다.

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4. 실전 팁

 

1. 속도 문제?

Make.com은 자동화 처리가 약간 느릴 수 있음. 작업 트리거 후 수십 초에서 수분 지연이 발생하기도 함.

 

즉각성이 중요한 자동화(예: 설문 후 알림, 결제 후 안내 메시지 등)는 Zapier 사용을 추천.

 

Zapier는 더 빠르고, ‘즉시 반응’에 강한 구조이지만 플랜 가격이 상대적으로 높음.

 

추천 조합:

 

빠른 응답이 필요한 건 Zapier

 

데이터 전송/백업 등은 Make.com

 

2. 보안 문제?

개인정보, 결제 정보 등 민감 데이터는 꼭 암호화 혹은 제한된 접근 권한 설정 필요.

 

Google Sheets는 링크 공유 시 보안에 취약할 수 있음. 민감 데이터는 별도 시트에 저장하고, Sheet 보호 설정을 걸어야 함.

 

Notion에 수집된 고객 데이터는 공유 페이지에서 제외하거나, 필드를 최소화해서 노출.

 

3. 로그 관리?

자동화가 실패했을 때 원인을 찾기 어렵다면, "자동화 로그"를 만들어야 할 때.

 

Google Sheets에 ‘자동화 로그 시트’를 만들어, 각 작업의 결과/시간/성공 여부 등을 기록.

 

예시 필드: 자동화명, 시간, 상태(Success/Fail), 에러 메시지

 

Make.com에서 Google Sheets에 로그 추가 액션 설정 가능 (예: 마지막 시나리오 단계에 로그 기록)

 

4. 버전 관리 습관화

자동화 시나리오를 업데이트할 때, 기존 버전을 복제 후 수정하는 습관은 필수!

 

자동화 흐름을 변경했다가, 데이터가 이상하게 업데이트되는 문제 발생할 수 있음.

 

특히 Notion과 Sheets는 동기화 충돌 시 기존 데이터를 덮어쓰거나 중복시킬 위험이 있음.

 

수정 전에는 시나리오 복제 → 테스트 실행 → 문제 없을 때만 본 시나리오에 적용

 

5. 고유 ID 필드 필수화

Notion과 Sheets 간 데이터를 정확히 연결하려면, 고유 ID 필드는 꼭 필요함.

 

예: 각 항목에 자동 생성된 UUID, 이메일 주소, 전화번호 등 유일한 식별자를 넣고, 이걸 기준으로 데이터 업데이트/연결

 

Make.com에서 Update 시엔 이 ID로 대상 항목을 정확히 찾도록 설정해야, 잘못된 데이터가 수정되지 않음.

 

이 ID는 눈에 보이도록 하되, Notion에서는 별도 그룹(예: “기술 필드”)에 묶어 숨기는 것도 좋음

 

6. 조건부 필터링 적극 활용

자동화는 “모든 데이터를 처리”하면 오히려 오류가 많아짐. 조건을 걸어서 꼭 필요한 것만 처리해야 안정적임.

 

예: Notion 항목 중 상태(Status)가 “완료”인 것만 Sheets로 전송

 

또는 Sheets 항목 중 “업데이트됨” 플래그가 켜진 행만 Notion에 반영

 

Make.com에서는 Filter 블록, Zapier에선 Path 또는 Filter 기능으로 구현 가능

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마무리하며 

 

이 Notion과 Google Sheets의 연동 자동화는 1인 기업가에게 마치 비서 1명, 분석가 1명, 기록가 1명을 고용한 것과 같은 효과를 줍니다.

 

각 도구는 단순한 프로그램을 넘어서, 가상의 팀원처럼 작동합니다. 아래와 같이 역할별로 정리해 볼 수 있습니다:

 

비서 역할: Notion + Make.com/Zapier

일정 관리, 고객 데이터 정리, 메모 정리, 업무 트래킹 등

 

자동으로 폼 입력을 정리해주고, 업데이트를 알려주며, 필요한 정보를 정리된 뷰로 제공

비서처럼 일정 챙기고, 문서 정리하고, 업무 상황 알려주는 역할

 

분석가 역할: Google Sheets

쌓인 데이터를 분석하고 수치화해서 인사이트를 제공

 

KPI 계산, 고객 세분화, 수익 분석, ROI 계산 등을 자동으로 수행

엑셀에 강한 분석가가 복잡한 계산을 알아서 해주는 것과 유사

 

기록가 역할: Google Sheets (백업용) + Notion

데이터를 빠짐없이 저장하고, 누가 언제 무엇을 했는지 추적 가능

 

자동화 로그 기록, 작업 이력 보존, 데이터 히스토리 관리

업무 히스토리를 꼼꼼하게 정리하는 사무 행정 전문가와 비슷한 역할

 

연결 자체는 어렵지 않습니다. 한 번만 세팅하면, 그 뒤로는 계속 자동으로 돌아갑니다.